Conditions Générales d'Utilisation

1. Objet

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU) régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme CoproSpace, éditée par la société Studio Ardent, SAS au capital de 1 000 € (RCS Paris 106 556 723, SIRET 106 556 723 00018), dont le siège social est situé 6 rue d'Armaillé, 75017 Paris. CoproSpace est une application SaaS de gestion du conseil syndical permettant la gestion documentaire, le suivi des interventions, la gestion des prestataires et la coordination des copropriétés.

2. Acceptation

L'accès à la plateforme implique l'acceptation sans réserve des présentes CGU. Tout utilisateur qui ne souhaite pas être lié par ces conditions doit s'abstenir d'utiliser la plateforme.

3. Accès au service

L'accès à CoproSpace est réservé aux organisations invitées. Chaque organisation dispose d'un espace isolé. L'accès est conditionné à :

• La création d'un compte avec une adresse e-mail valide
• L'invitation par un administrateur d'organisation
• L'activation de l'authentification à deux facteurs (MFA) si requise par l'organisation

L'éditeur se réserve le droit de suspendre ou supprimer tout compte en cas de violation des présentes CGU.

4. Stockage et usage raisonnable

Chaque organisation dispose d'un espace de stockage de 10 Go inclus pour l'ensemble de ses fichiers (documents, devis, pièces jointes des sujets, appels d'offres). Chaque fichier est limité à 50 Mo maximum et aux formats autorisés par la plateforme. L'espace utilisé est consultable à tout moment dans les réglages de l'organisation.

Cet espace est dimensionné pour l'usage documentaire normal d'une copropriété. En cas de dépassement, l'éditeur contactera l'organisation pour convenir d'une solution adaptée (archivage, suppression de documents obsolètes ou extension de l'espace) ; aucun fichier n'est supprimé sans l'accord de l'organisation. L'éditeur se réserve le droit de refuser ou retirer les dépôts manifestement étrangers à l'objet du service.

5. Obligations de l'utilisateur et contenus publiés

L'utilisateur s'engage à :

• Ne pas partager ses identifiants de connexion
• Utiliser la plateforme dans le respect de la législation en vigueur
• Ne pas tenter d'accéder aux données d'autres organisations
• Signaler toute faille de sécurité à privacy@coprospace.fr
• Obtenir les consentements nécessaires avant de saisir des données personnelles de tiers (prestataires)

L'utilisateur est seul responsable des contenus qu'il publie sur la plateforme (sujets, commentaires, publications, documents). Sont interdits les contenus contraires à la loi, notamment l'injure, la diffamation, l'atteinte à la vie privée d'autrui ou la contrefaçon, ainsi que les contenus manifestement étrangers à l'objet du service.

À l'égard de ces contenus, l'éditeur agit en qualité d'hébergeur au sens de l'article 6 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 (LCEN) et du règlement (UE) 2022/2065 (DSA) : il n'exerce aucune surveillance générale ni contrôle préalable de ce qui est publié. La modération de chaque espace relève d'abord de son organisation, dont les administrateurs disposent des outils pour retirer tout contenu publié dans leur copropriété.

Tout contenu estimé illicite peut être signalé à contact@coprospace.fr, en précisant sa localisation (lien ou description), le motif du signalement et l'identité du notifiant. L'éditeur examine les signalements avec diligence et retire promptement tout contenu manifestement illicite. En cas de manquements répétés, le compte de l'utilisateur peut être suspendu dans les conditions de l'article 3.

6. Données personnelles et rôles respectifs

Le traitement des données personnelles est décrit dans notre Politique de confidentialité. Deux régimes coexistent, selon la nature des données concernées.

Contenu de l'organisation. Les données saisies ou déposées par l'organisation dans son espace (documents, sujets, décisions, devis, factures, publications, commentaires, données des prestataires) relèvent de sa responsabilité : elle en est responsable de traitement, détermine ce qui y figure, qui y accède et à quelles fins. L'éditeur agit à leur égard en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD et ne les traite que sur instruction de l'organisation ou pour les besoins techniques du service, à la seule exception des statistiques anonymes prévues à l'article 7.

Comptes et fonctionnement du service. Les données de compte (identité, authentification, MFA), de sécurité (journaux de connexion, journal d'audit), de facturation et d'usage de la plateforme relèvent de l'éditeur, qui en est responsable de traitement au sens de l'article 4.7 du RGPD.

Un accord de traitement des données (DPA), conforme à l'article 28.3 du RGPD, est annexé aux présentes CGU et détaille les engagements de l'éditeur en qualité de sous-traitant.

7. Statistiques anonymes et amélioration du service

L'éditeur peut produire, à partir des données présentes sur la plateforme, des statistiques agrégées et anonymes destinées à améliorer le service et à éclairer les copropriétés (par exemple des ordres de grandeur de prix par type de contrat, ou des délais moyens de traitement). Cette production est encadrée par les garanties suivantes, auxquelles l'éditeur s'engage :

• l'anonymisation est irréversible : les résultats ne contiennent aucune donnée permettant d'identifier une personne, et l'éditeur s'interdit toute tentative de réidentification ;
• aucune statistique n'est produite ni diffusée si elle repose sur moins de vingt copropriétés distinctes, afin qu'aucun résultat ne puisse être rapporté à une copropriété, à un prestataire ou à un montant déterminé ;
• aucun résultat ne permet d'identifier une organisation, un immeuble, un prestataire ou un contrat, ni directement ni par recoupement ;
• les documents déposés, leur contenu et les échanges entre membres ne sont jamais communiqués à des tiers, sous quelque forme que ce soit.

Les données personnelles ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers, à quelque fin que ce soit. Seuls des résultats anonymes répondant aux conditions ci-dessus peuvent être publiés ou mis à la disposition de tiers.

L'organisation peut s'opposer à tout moment à la prise en compte de ses données dans ces statistiques, sans avoir à se justifier et sans conséquence sur son accès au service, en écrivant à privacy@coprospace.fr.

8. Intelligence artificielle

Par défaut, aucun entraînement. Les contenus déposés par les organisations (documents, sujets, décisions, commentaires, publications) ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, qu'il s'agisse de modèles de l'éditeur ou de modèles de tiers. Cette exclusion vaut aussi pour un contenu expurgé de ses mentions nominatives : le retrait des noms ne rend pas un texte anonyme.

Statistiques anonymes. Les résultats définis à l'article 7, qui ne constituent plus des données personnelles ni des contenus de l'organisation, peuvent en revanche servir à concevoir, entraîner et évaluer de tels modèles.

Fonctionnalités d'intelligence artificielle à venir. Si l'éditeur proposait de telles fonctionnalités, leur activation resterait à la main de chaque organisation, après information préalable détaillée (finalités, prestataires concernés, localisation des traitements, durées de conservation) et adhésion explicite de sa part.

Modèle dédié à une organisation. Une organisation ayant souscrit à ces fonctionnalités pourra, par une décision distincte, expresse et révocable à tout moment, autoriser que ses propres contenus servent à entraîner ou spécialiser un modèle qui lui est dédié, dont les résultats ne sont restitués qu'à elle. Elle demeure responsable de traitement pour cette décision, notamment de l'information des personnes concernées. En dehors de cette hypothèse, aucun contenu n'est versé à un entraînement ; en aucun cas les contenus d'une organisation ne servent à entraîner un modèle partagé avec d'autres organisations.

9. Disponibilité du service

L'éditeur s'efforce d'assurer la disponibilité de la plateforme 24h/24 et 7j/7, sans pouvoir garantir une disponibilité ininterrompue. Des interruptions pour maintenance peuvent survenir. En cas d'indisponibilité prolongée, l'éditeur informera les utilisateurs dans les meilleurs délais.

10. Propriété intellectuelle

L'ensemble des éléments constituant CoproSpace (interface, code, logos, architecture) est la propriété exclusive de la société Studio Ardent. Les contenus créés par les utilisateurs (documents, commentaires) restent leur propriété. Ils accordent à l'éditeur une licence limitée, non exclusive et sans contrepartie, pour la seule durée de leur utilisation du service, aux seules fins d'héberger, sauvegarder, afficher et transmettre ces contenus aux membres autorisés de leur organisation, ainsi que de produire les statistiques anonymes définies à l'article 7. Cette licence ne confère aucun autre droit d'exploitation et prend fin à la clôture du compte.

11. Limitation de responsabilité

CoproSpace est fourni "en l'état". L'éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages indirects liés à l'utilisation ou à l'impossibilité d'utiliser la plateforme, ni de la perte de données résultant d'une action de l'utilisateur. La responsabilité de l'éditeur est limitée au montant des sommes versées par l'organisation au cours des 12 derniers mois.

12. Résiliation

L'utilisateur peut demander la suppression de son compte à tout moment en contactant privacy@coprospace.fr. Les données sont supprimées conformément à la politique de conservation décrite dans la Politique de confidentialité. L'éditeur peut résilier l'accès en cas de violation des CGU, sans préavis.

13. Modification des CGU

L'éditeur peut modifier les présentes CGU et leurs annexes. Chaque modification donne lieu à une nouvelle version, identifiée par sa date d'entrée en vigueur et annoncée par e-mail ou via la plateforme au moins quinze jours avant cette date ; trente jours lorsque la modification porte sur le prix, le périmètre du service ou le traitement des données.

Les modifications ne s'appliquent pas tacitement. Lors de la première connexion suivant l'entrée en vigueur, la nouvelle version est présentée aux utilisateurs. Le président de l'organisation (administrateur de l'espace) l'accepte expressément pour celle-ci ; les autres utilisateurs en prennent connaissance. La version et la date de chaque réponse sont enregistrées.

Si l'organisation refuse la nouvelle version, elle peut résilier le service sans frais ni pénalité, en récupérant l'intégralité de ses contenus (article 12). Tant que la nouvelle version n'est ni acceptée ni refusée, la dernière version acceptée continue de régir la relation pendant une période transitoire de soixante jours, à l'issue de laquelle l'éditeur peut suspendre l'accès au service après relance.

14. Droit applicable

Les présentes CGU sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable. À défaut, les tribunaux français seront seuls compétents.